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Un.e Assistant.te de Direction (H/F)

Catégorie et filière

Catégories : B

Filières : Administrative

Description du poste

Un(e) assistant.te de Direction  (H/F)

Date de publication : 28/12/2021

Nombre d'offre(s) : 1

Durée de la mission : 


  • Assurer la gestion de l’agenda de la DGA DT : planifier les journées, organiser les déplacements, prioriser les différents RDV,…
  • Assurer la préparation des réunions : réserver les salles, envoyer les convocations, diffuser aux participants les ordres du jour et les pièces utiles à la réunion, organiser matériellement les salles, participer à des réunions pour assister la DGA DT et rédiger les comptes-rendus,…
  • Produire et mettre en forme des documents en utilisant efficacement les outils bureautiques : préparer les courriers, rapports et notes, et tableaux de synthèse,…
  • Diffuser le courrier aux membres de la délégation DT et veiller au bon enregistrement via Kolok.
  • Accueillir les interlocuteurs sur place ou par téléphone : filtrer les interlocuteurs, organiser l’attente efficacement, gérer les messages en cas d’absence de l’interlocuteur demandé (prendre les coordonnées de l’interlocuteur et transmettre le message),…
  • Assurer le classement et l’archivage des dossiers et la gestion du stock de fournitures.
  • Entretenir le lien entre les différents directeurs de la délégation DT : transmettre les informations, révéler les difficultés dans l’organisation au sein de la direction, ….
  • Participer à la préparation des instances municipales et communautaires : suivi, relance et relecture des projets de rapports et des délibérations, assurer les validations de la DGA aux échéances données,…
  • Participer à la gestion de certains dossiers.
  • Missions complémentaires : implication auprès du Directeur Administratif et Financier de la DGA DT dans l’accompagnement en termes d’organisation des ressources internes à la Délégation (suivi administratif, RH, logistique…) complète ces missions, assurer une polyvalence avec l’assistante de la DGA AT en cas d’absence.

 

Profil :

 

De niveau bac à bac+2 dans le domaine administratif, vous êtes en capacité à analyser les demandes et à identifier le degré d’urgence.  Vous avez de solides compétences rédactionnelles, vous maîtriser l’outil informatique et êtes à l’aise avec les logiciels métiers. Organisé, rigoureux et autonome, vous savez travailler en transversalité. La connaissance de l’organisation et du fonctionnement des collectivités et de leurs partenaires est un plus.

Poste à temps plein, catégorie B, grade Rédacteur ou à défaut contractuel en CDD de 12 mois

Avantages : possibilité de tickets restaurant, de participation mutuelle et de participation partielle aux frais de déplacement (transports en commun).

 

Pour répondre à cette offre

 

Les personnes intéressées par cette offre devront faire parvenir leur candidature (lettre de motivation et CV) avant le 28 Janvier 2022 par mail à ingrid.berton@legrandchalon.fr ou par courrier à Monsieur le Président du Grand Chalon, Direction des Ressources Humaines, Hôtel de Ville – CS 70092, 71321 CHALON-SUR-SAONE CEDEX.

                                                          

 

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